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  • 发文单位:财政部
  • 文    号:财会函[2017]5号
  • 颁布日期:2017-12-04
  • 失效日期:
关于政协十二届全国委员会第五次会议第1367号[财税金融类124号]提案答复的函
  

徐葵君委员:


  您提出的关于完善《会计档案管理办法》的提案收悉,现答复如下:


  一、关于将纸质档案与电子档案的保管年限分别规定,并适当缩短纸质会计档案保存年限的建议


  2015年12月11日,财政部、国家档案局对1998年制定的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号,以下简称原《档案办法》)进行了修订,联合印发了《会计档案管理办法》(财政部国家档案局令第79号,以下简称新《档案办法》)。此次修订将会计档案的定期保管期限由3年、5年、10年、15年、25年五类调整为10年、30年两类,其中将凭证、账簿等重要会计资料的最低保管期限统一为30年,银行存款余额调节表、银行对账单等会计资料的最低保管期限统一为10年。此次调整,主要是基于以下几个方面的考虑:


  一是适应经济社会发展的需要。会计档案是单位经济活动的真实记录,是辅助生产经营、维护单位权益、解决经济纠纷的重要凭证,也是国家和公众对企业依法经营、政府依法收支进行监督管理的重要依据。在实际工作中,对凭证、账簿的利用远超过了原《档案办法》规定的15年、25年的最低保管期限,特别是在民事案件中,会计档案往往成为重要证据。民事诉讼时效最长为20年,您在提案中也提到了,并建议按照《民法通则》的最高民事诉讼追偿时效,将纸质会计账簿的保存时限定为20年。但是,《民法通则》中所指的20年诉讼时效期间是从知道或者应当知道权利被侵害时起计算。作为重要证据的会计档案很可能是在当事人权利被侵害之前所形成的,因此,从保护公民、法人合法权益的角度出发,重要会计档案的最低保管期限应超过20年。


  二是满足国家档案管理的统一要求。为优化档案资源结构,减少档案保管压力,国家档案局制定发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(国家档案局令第10号),明确了企业管理类档案和机关文书档案的保管期限分为永久、定期两种,定期分为10年、30年,原《档案办法》规定的五类定期保管期限已不符合国家关于档案保管期限的分类要求,需根据实际情况重分类。因此,对于凭证、账簿等重要会计资料,我们将其最低保管期限划为30年。


  三是电子档案的规范和推广将有效缓解档案保管成本。新《档案办法》首次将电子会计档案纳入了会计档案的范畴,规定符合条件的会计凭证、账簿等会计资料可不再输出纸质,而仅以电子形式归档保存。随着我国电子商务的快速发展、电子发票的推广应用、会计信息化水平的不断提高,将有大量电子凭证、账簿产生,形成电子会计档案,逐步改变过去以纸质档案为主的档案结构,将有利于降低档案保管成本,提高档案利用效率。


  此外,考虑到纸质、电子会计档案将在很长一段时间并存,如从外部取得的原始凭证是纸质的并以纸质形式归档保存,内部生成的记账凭证是电子的并以电子形式归档保存,由于记账凭证是依据原始凭证生成的,为此,二者的保管期限应该统一,而不能因其载体不同而适用不同的保管期限。因此,我们认为,同一类纸质和电子会计档案的最低保管期限应该保持一致,不宜分别设置最低保管期限。


  二、关于加强顶层设计、分类指导,推进电子会计档案管理的法制化、标准化、社会化进程,健全安全保障体系,确保电子文件真实、完整、可用、安全等建议


  2017年,我部启动了《会计法》修订工作,将通过此次修法进一步明确电子会计资料的法律地位和有关要求。同时,我部将会同国家档案局等部门加强电子会计档案管理技术研究,不断完善电子会计档案相关标准,组织编写电子会计档案管理案例,积极指导和推动电子会计档案的规范管理、有效利用,更好地发挥会计档案在服务经济社会发展中的积极作用。


  感谢您对财政和会计工作的关心和支持,欢迎再提宝贵意见。


  财政部


  2017年6月13日

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